Spørg, hvad teamet faktisk kæmper med i dag
Før du overhovedet begynder at kigge på værktøjer, så find ud af, hvor det reelt gør ondt i hverdagen. Er det svært at finde information? Går der for meget tid med at vente på svar? Den afklaring gør det langt lettere at vurdere, om et givent værktøj rent faktisk løser jeres problem. Tal gerne med flere medarbejdere om deres oplevelse, da udfordringerne kan se forskellige ud fra afdeling til afdeling.
Tjek, om det passer ind i det, I allerede bruger
Et nyt værktøj, der ikke taler sammen med resten af jeres systemer, skaber ofte mere arbejde, end det sparer. Se på, om værktøjet kan integreres med det, teamet allerede bruger dagligt, før du beslutter dig. Bed gerne leverandøren om at vise en konkret opsætning, der ligner jeres egen, så I får et realistisk billede af, hvordan det kommer til at fungere i praksis.
Vurder, hvor let det er at komme i gang
Et værktøj, der kræver lange kurser, før nogen kan bruge det effektivt, risikerer at blive fravalgt i en travl hverdag. Prioriter løsninger, som de fleste i teamet selv kan finde ud af inden for de første par dage. Overvej også, hvor god den indbyggede hjælp og dokumentation er, da det ofte er dér, medarbejderne søger hen, når de sidder fast.
Overvej, hvordan det påvirker kundekontakten
Interne samarbejdsværktøjer hænger ofte sammen med, hvor hurtigt teamet kan svare kunder. Hvis I for eksempel bruger videochat til at tale direkte med kunder
, giver det mening at vælge interne værktøjer, der gør det let at dele viden hurtigt, så den rigtige person kan svare med det samme.
Test værktøjet med en lille gruppe først
Det kan betale sig at teste et nyt værktøj med et mindre team først, før det rulles ud til hele organisationen. Det giver mulighed for at fange problemer tidligt og justere, før hele virksomheden skal vænne sig til noget nyt. Bed testgruppen om konkret feedback efter et par uger, ikke kun ved den første prøvekørsel.
Se på prisen over tid, ikke kun ved opstart
Mange værktøjer har en lav startpris, der stiger markant, når teamet vokser, eller når flere funktioner bliver nødvendige. Spørg konkret ind til, hvordan prisen udvikler sig, så I ikke bliver overraskede senere. Bed om et konkret prisoverslag for, hvad løsningen forventes at koste om et og to år, ikke kun det første.
Udpeg en ansvarlig for værktøjet internt
Et nyt værktøj fungerer sjældent optimalt, hvis ingen har det overordnede ansvar for opsætning og opfølgning. Udpeg en person, som nye medarbejdere kan spørge, og som holder øje med, om værktøjet fortsat bliver brugt, som det var tiltænkt. Det gør det også lettere at samle erfaringer, som kan bruges, næste gang teamet skal vurdere et nyt værktøj.
Vær åben for at skifte, hvis det ikke fungerer
Selv et grundigt valgt værktøj kan vise sig ikke at passe til teamet, efter det er taget i brug i praksis. Sæt et tidspunkt, hvor I sammen vurderer, om værktøjet reelt lever op til forventningerne. Det er billigere at skifte tidligt end at blive ved med et værktøj, ingen længere er tilfredse med.
Brug erfaringer fra andre brancher
Der findes gode eksempler på, hvordan virksomheder bruger samarbejdsværktøjer til at understøtte salgsdialog i realtid, hvilket kan give inspiration til, hvordan I selv sammensætter jeres værktøjskasse, uanset hvilken branche I arbejder i.